＜概要＞

• 仕入れ先情報、納期、在庫状況など、購買や調整業務に関する書類を一括管理
• データ化した書類の見出しや表紙の自動生成、リスト化
• 電子承認による申請・承認作業時間の短縮
• 重要文書を、指定した宛先へ安全に自動送信

購買・調整業務では、社内の申請書類、取引先との契約書など膨大な書類が必要になります。紙で行われる一連の業務のデジタル化を進めることで、書類作成、整理に関する作業効率の向上、書類データなどの情報共有を効率的に行うことができます。

当社では、Mendixを活用し、文書管理、受渡しに関する一連の流れをデジタル化し以下の機能を備えたアプリケーションを開発しました。

ファイルの自動添付

複数のファイルをMendixにアップロードすることで、自動的にZIPファイルを生成し、メールに添付します。

フィアル名、区分を自動生成

ファイルのアップロードと同時に、内容をシステムが解析し、ファイル名や区分（グループ化）を自動で整理し、リスト化します。

この時、例えばファイル名のつけ方を「日付_取引先名_書類名.pdf」などとする、など、抽出する情報の指定など自由に行うことが可能です。

ワークフロー（電子署名で承認作業）を効率的に実行

設定された複数の担当者が文書を確認し、電子署名を終えたら次の担当者へ自動的に送信する、というワークフローの機能で電子承認を進めると、紙の書類に比べ、安全に回覧・送付ができるだけでなく、一連の承認作業にかかる時間を大幅に短縮します。

申請時にメールが自動送付される、チャットシステムと連携し通知が届くなど、自由に効率的なシステムを作り上げることができます。

メール作成と圧縮ファイルの添付を自動で

文書の承認作業が完了すると、関連するすべての文書が自動的に圧縮ファイル（zipファイルなど）にまとめられ、指定した相手へ転送する準備をします。

担当者は、システムが自動生成した内容を確認し、素早く必要な情報を必要な相手に送ることができます。